Regelmatig krijgen wij de vraag of we een ‘handig’ overzicht hebben van ‘wat er in Office 365 zit’. Dat is bijna hetzelfde als vragen wat een dakpan kost, dat hangt er namelijk ‘vanaf’. Om een bruikbaar antwoord te krijgen moet we echt onderzoeken wat de vraag achter de vraag achter de vraag is. Dit is de uitleg.
Leestijd: 6 minuten
Bundel
Wanneer we van boven naar beneden kijken kunnen we starten door te melden dat zowel Office 365 als Microsoft 365 bundels zijn, of ‘plannen’ zoals Microsoft ze noemt. Ze hebben diverse inbegrepen eigenschappen en onderdelen. Sommige van die onderdelen zijn op zich weer beschikbaar als een afzonderlijk abonnement. Een voorbeeld: Exchange Online Plan 2 als een afzonderlijk verkrijgbaar abonnement, maar inbegrepen in Office 365 Enterprise (Plan) E3.
Naast de abonnementen die samen de bundel vormen zijn er ‘algemene’ eigenschappen die niet beschikbaar zijn als afzonderlijk abonnement. Deze eigenschappen (of functies) zijn wel of niet beschikbaar als onderdeel van een bepaald abonnement. Een voorbeeld; Office 365 Video is niet beschikbaar als apart abonnement, uitsluitend als onderdeel van een bundel. Het is niet inbegrepen in Office 365 Business, maar is wél inbegrepen bij Office 365 Enterprise E3. Dus als u Office 365 Video als ‘product’ wilt gebruiken, kies dan met zorg het juiste abonnement.
Om een compleet overzicht te maken van welke functies of onderdelen inbegrepen zijn bij welke plannen of abonnementen zou niet alleen heel veel werk zijn, er is een goede kans dat op de datum van publicatie de informatie niet meer actueel is. Onderdelen, functies en eigenschappen van Office365 en Microsoft365 wijzigen bijna dagelijks. Echter, Microsoft publiceert een online document dat zeer compleet en, voor zover wij kunnen vaststellen, voortdurend actueel is.
Welke cloud?
Een andere invalshoek om een juist antwoord op de vraag te krijgen is de vraag te stellen: ‘welke cloud?’. Dat klinkt misschien gek, maar is het niet. Er zijn verschillende publieke cloud varianten beschikbaar en de functies en eigenschappen kunnen verschillen. Denk bijvoorbeeld aan de United States Government Cloud (Office 365 US Government) of de speciale behandeling voor Duitse klanten vanuit de ‘German Cloud’. Om de juiste antwoorden te vinden publiceert Microsoft ook voor de verschillende cloud varianten handige overzichten.
Voor wie?
Sommige bundels hebben verschillende functies, afhankelijk voor wie ze bedoeld zijn. Een mooi voorbeeld is Microsoft Teams. In de diverse Teams abonnementen voor educatieve instellingen – onderdeel van Office 365 A3 en A5 abonnementen – is een mogelijkheid om een virtueel klaslokaal te maken. Het is net als een virtueel team, maar met andere functies voor docenten en studenten, voor instructie, huiswerk en toetsen. Functies die niet beschikbaar zijn in de commerciële edities van de Teams abonnementen.
Mag ik of mag ik niet?
Vaak vragen mensen wat inbegrepen is, maar bedoelen zij wat anders. Maar weer een voorbeeld: “Is de installatie van Office applicaties op een RDS Server inbegrepen?” Nou … eigenlijk moet de vraag zijn: ‘Is het toegestaan om … ‘. We kijken nu naar gebruiksvoorwaarden. Wat mag u als eigenaar van een cloud abonnement nu wel (of niet) doen? En ja – kijkend naar het voorbeeld – de Office applicaties beschikbaar binnen het Office 365 ProPlus abonnement mogen op een netwerkserver geïnstalleerd en gebruikt worden. U kunt zulke gebruiksvoorwaarden nazien in de Microsoft Online Services Terms (OST; Nederlands: Voorwaarden voor Online Diensten), het enige officiële en juridische document waar staat beschreven wat u mag binnen / met uw online (cloud) dienst.
Om het iets ingewikkelder te maken, er is een tweede officieel document waarvan u moet weten wanneer u gebruiksrechten wilt nagaan: de Microsoft Product Terms (PT; Nederlands: Productvoorwaarden). Dit document bevat alle voorwaarden en rechten voor uw Microsoft volumelicenties en cloud abonnementen.
Een van de vragen die wij regelmatig ontvangen is of een Office 365 abonnement recht geeft om een on-premises Exchange Server te gebruiken. Voor het antwoord op die vraag, en met welk Office365 of Microsoft365 abonnement, geven de Product Terms antwoord op pagina 81, Appendix A, CAL/ML Equivalent Licenses.
Een vraag, honderd antwoorden
De vraag kan eenvoudig zijn: “Wat zit er in Office 365?”, maar er kunnen tot wel honderd juiste antwoorden zijn. We adviseren u de Microsoft webpagina’s en officiële documenten te gebruiken waar wij in dit artikel naar verwijzen. Kunt u het juiste antwoord niet vinden? Heeft u aanvullende vragen of heeft u hulp nodig bij het bepalen van het juiste antwoord? Neem dan contact op met een van onze softwarelicentie- en cloud abonnement experts om u verder te helpen.