Leestijd: 3 minuten
Oktober 2024: Microsoft 365 Copilot is de kunstmatige intelligentie assistent die mensen helpt slimmer, sneller en prettiger te werken. Organisaties en overheden over de hele wereld kunnen het aanschaffen. Er zijn licentievoorwaarden, klanten moeten hun gebruikers voorzien hebben van Microsoft 365, Office 365 of andere cloud abonnementen (click voor een volledige overzicht, of neem contact met ons op voor hulp).
Vanaf 1 oktober 2024 staat Microsoft medewerkers van organisaties toe om zelf Copilot abonnementen af te sluiten binnen de tenant van de organisatie; selfserviceaankopen. Een mogelijk probleem, een aankoop buiten het licentiecontract van de organisatie en buiten de inkoopafdeling en inkoopbeleid om.
Microsoft 365 Business
De mogelijkheid voor medewerkers om zelf Microsoft 365 Copilot licenties aan te schaffen is beschikbaar voor medewerkers die een Microsoft 365 Business Basis, Standaard of Premium abonnement hebben. Actueel zijn de Microsoft 365 Enterprise abonnementen uitgezonderd, net zoals tenants die gekenmerkt zijn als ‘overheid’ en ‘educatie’.
Wanneer medewerkers met een bovengenoemd Microsoft 365 abonnement inloggen in hun portaal of de Apps gebruiken worden zij gewezen op de mogelijkheid tot aankoop. De persoon die het abonnement afsluit is verantwoordelijk voor betaling. Wanneer is betaald kan hij/zij het abonnement gebruiken en wordt het zichtbaar binnen de tenant van de organisatie.
Beheer
Tenant beheerders kunnen alle selfserviceaankopen zien in het Microsoft Admin Center (MAC) van hun organisatie. De beheerder kan de licenties beheren.
Er is een optie om de mogelijkheid voor medewerkers om zelf aankopen te doen en proefabonnementen af te sluiten te blokkeren. Een beheerder moet wel Global Admin rechten hebben om dit te doen. Er is ook een middenweg tussen toestaan en blokkeren; het toestaan van selfservice-verzoeken. Wanneer een gebruiker probeert een licentie te kopen voor een product dat de organisatie heeft geblokkeerd, dan kunnen ze een verzoek voor een licentie indienen bij de licentiebeheerder. Wanneer zij dit verzoek doen, kunnen ze nog namen toevoegen van collega’s die dat product ook willen. Het is aan de organisatie om de aangevraagde licenties ook aan te schaffen (of niet).
Controle
Wanneer u volledige controle wilt over uw cloud abonnementen, met de mogelijkheid om op kosten te besparen, kunt u overwegen om de Quexcel Microsoft 365 Optimize dienst te gaan gebruiken. Wij helpen u zelfs om beleid rondom uw cloud abonnementen op te stellen. Neem contact met ons op voor meer informatie.