Microsoft klanten die nu Microsoft 365 E3 gebruiken en een upgrade naar Microsoft 365 E5 maken (bijvoorbeeld bij contractverlenging) lopen een risico op non-compliance en teveel betalen. Wij geven je drie voorbeelden in dit artikel (er zijn er veel meer ….). Neem contact met ons op als je een specifiek situatie wilt bespreken.
Teveel betalen
Microsoft 365 E5 biedt meer functies van dezelfde online dienst wanneer je het vergelijkt met Microsoft 365 E3. Maar het biedt tegelijk aanvullende producten, zoals Power BI Pro en Teams Phone. Klanten die gebruikers nu een Microsoft 365 E3 licentie en licenties voor een van die aanvullende producten geven moeten niet vergeten om de abonnementen voor PowerBI Pro, Teams Phone (en mogelijk andere) op te zeggen wanneer zij upgraden naar Microsoft 365 E5.
Microsoft doet dit niet voor je en er is geen automatisch (waarschuwings-) signaal dat gebruikers dubbele licenties hebben.
Non-compliance
Non compliance of incompliance is het niet voldoen aan de voorwaarden voor gebruik die horen bij een licentie. Wij zien een voorbeeld waar klanten een upgrade hebben uitgevoerd, maar tegelijk niet de tijd nemen om de licenties (voorbeeld PowerBI Pro en Teams Phone) los te koppelen (toewijzen ongedaan maken) van hun gebruikers. Vaak denken zij dat – na het niet verlengen van die abonnementen – dat die licenties verdwijnen uit het portaal (het Microsoft 365 Admin Center) en dat het probleem daarmee is opgelost. Niets is minder waar; de toewijzing van licenties aan gebruikers blijft totdat iemand bij de klant dat ongedaan maakt. Dat betekent dat een gebruiker een licentie PowerBI Pro en een Microsoft 365 E5 licentie gekoppeld is, maar dat de PowerBI Pro licentie ontbreekt. Dit is een non-compliant scenario, ondanks het feit dat de gebruiksrechten op PowerBI Pro opgenomen zijn in Microsoft 365 E5 (plat gezegd, er zijn twee PowerBI ‘rechten’ toegewezen en maar één licentie).
Licenties op tenant niveau
Het laatste scenario dat we voorleggen is wanneer niet alle gebruikers een upgrade van Microsoft 365 E3 naar E5 krijgen, maar een gedeelte van de medewerkers. Microsoft 365 E5 is inclusief Microsoft Defender for Endpoint Plan 2 (daar waar Plan 1 inbegrepen is bij E3). Defender for Office 365 Plan 2 heeft bepaalde veiligheidsfuncties die op het niveau van de tenant zijn geregeld en niet voor individuele gebruikers uitgeschakeld kunnen worden. Wanneer deze veiligheidsfuncties zijn ingeschakeld, dan moeten alle gebruikers in de tenant een licentie Defender for Office 365 Plan 2 hebben, of een abonnement waar dat Defender for Endpoint Plan 2 bevat (zoals Microsoft 365 E5 of Microsoft 365 E5 Security) hebben om compliant te blijven.
Microsoft 365 Optimize
Nu je dit weet is de vraag of jouw organisatie nu een risico loopt. Wanneer je dat bepaalde medewerkers vraagt is het antwoord waarschijnlijk ‘Nee, we lopen geen risico, alles onder controle’. Maar weet je dat wel zeker? De enige manier om daarachter te komen is het vinden (ontdekken, discovery) van abonnementen, toewijzingen, gebruik en dit combineren met kennis. En dat is precies wat de Quexcel Microsoft 365 Optimize beheerde dienst doet. Leer meer hierover op onze Managed SAM pagina of neem contact met ons op voor meer informatie.